Stand: Gesetzeslage 2026. Vereinfachte Berechnung. Im Einzelfall sind Abweichungen möglich, zum Beispiel durch Freibeträge, Kirchensteuer, Sonderausgaben oder besondere Lebenslagen. Verbindlich beantworten das Finanzamt, ein Steuerberater oder die Rentenversicherung.
Wann der Arbeitgeber pauschal versteuert
Manche Zuwendungen an Arbeitnehmer lassen sich kaum einzeln zuordnen, etwa das Essen auf der Weihnachtsfeier. Für solche Fälle erlaubt § 40 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes eine Pauschalierung. Der Arbeitgeber zahlt die Lohnsteuer mit einem festen Satz von 25 Prozent selbst, die Beschäftigten müssen nichts versteuern. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Die häufigste Anwendung sind Betriebsveranstaltungen. Hier gilt nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG zunächst ein Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Nur der Betrag oberhalb des Freibetrags wird pauschal versteuert. Zu den Kosten zählen alle Ausgaben einschließlich Umsatzsteuer, auch Raummiete und Musik.
Der Rechner verteilt die Gesamtkosten auf alle Teilnehmer und rechnet den Anteil der Begleitpersonen dem jeweiligen Arbeitnehmer zu. Anschließend zieht er den Freibetrag ab und wendet Pauschsteuersatz, Soli und pauschale Kirchensteuer an. Die Sätze sind änderbar, weil sie sich ändern können und die Kirchensteuer je Bundesland abweicht.
Praxis und Grenzen
Neben Betriebsveranstaltungen nennt § 40 Abs. 2 weitere Fälle mit 25 Prozent, etwa arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb, Erholungsbeihilfen in bestimmten Grenzen sowie die Übereignung von Computern und Zuschüsse zur Internetnutzung. Für Fahrtkostenzuschüsse zur ersten Tätigkeitsstätte gilt ein Satz von 15 Prozent. Wählen Sie dafür „andere Zuwendung“ und passen Sie den Pauschsteuersatz an.
Pauschal versteuerte Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind in der Sozialversicherung beitragsfrei, sofern die Pauschalierung im Rahmen der Lohnabrechnung erfolgt. Das macht die Pauschalierung für Arbeitgeber meist günstiger als eine individuelle Versteuerung. Die Steuer wird über die Lohnsteuer-Anmeldung abgeführt und ist für den Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.
Beim Kirchensteuersatz gibt es zwei Wege. Im vereinfachten Verfahren gilt für alle Arbeitnehmer ein ermäßigter pauschaler Satz, der je nach Bundesland unterschiedlich hoch ist. Weist der Arbeitgeber nach, dass einzelne Beschäftigte keiner Kirche angehören, entfällt für sie die Kirchensteuer, für die übrigen gilt dann der volle Satz. Ermitteln Sie den für Sie gültigen Satz bei Ihrer Lohnbuchhaltung.
Für Sachzuwendungen wie Geschenke an Kunden oder Incentive-Reisen gilt nicht § 40, sondern § 37b EStG mit 30 Prozent; dafür gibt es einen eigenen Rechner. Die Ergebnisse hier sind eine Orientierung für die Planung und keine Steuerberatung. Lassen Sie die Einordnung im Zweifel von Ihrer Steuerberatung prüfen, besonders bei gemischten Veranstaltungen mit Kunden.
Tipps und typische Fehler
Feiern richtig abrechnen.
- Freibetrag: 110 Euro beachten.
- Begleitung: Mitrechnen.
- Kirchensteuer: Land prüfen.
- Sozialversicherung: Bleibt frei.
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Häufige Fragen
Wie hoch ist der Freibetrag für Betriebsfeiern?
110 Euro je Arbeitnehmer und Veranstaltung für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Stand prüfen.
Wer zahlt die pauschale Lohnsteuer?
Der Arbeitgeber. Sie wird nicht vom Lohn der Beschäftigten abgezogen.
Zählen Begleitpersonen bei der Betriebsfeier mit?
Ja, ihr Kostenanteil wird dem eingeladenen Arbeitnehmer zugerechnet.
Muss die Feier allen Beschäftigten offenstehen?
Ja, für den Freibetrag muss die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.
Was passiert bei mehr als zwei Feiern im Jahr?
Für die dritte und weitere Veranstaltungen gibt es keinen Freibetrag, die Kosten sind voll zu versteuern.
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Rechtlicher Hinweis: Die Berechnungen sind keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Maßgeblich sind Ihr Steuerbescheid und die Auskunft des Finanzamts oder einer Steuerberaterin bzw. eines Steuerberaters.
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