Stand: Gesetzeslage 2026. Gesetzliche Werte ändern sich. Prüfen Sie im Zweifel die aktuellen Angaben der zuständigen Stelle.
Wie der Verpflegungsmehraufwand berechnet wird
Wer beruflich außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs ist, darf den höheren Aufwand für Essen nicht in tatsächlicher Höhe, sondern nur mit Pauschalen ansetzen. § 9 Abs. 4a EStG legt sie für Reisen im Inland fest: 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem Sie 24 Stunden abwesend sind, und 14 Euro für den An- und den Abreisetag einer Reise mit Übernachtung. Für eine eintägige Reise ohne Übernachtung gibt es 14 Euro, wenn Sie mehr als 8 Stunden unterwegs sind. Bei Reisen über Mitternacht ohne Übernachtung zählt der Tag mit der überwiegenden Abwesenheit.
Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzung bemisst sich immer an der Pauschale für einen vollen Tag: 20 Prozent für ein Frühstück, also 5,60 Euro, und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, also 11,20 Euro. Die Kürzung darf die Tagespauschale nicht übersteigen. An einem Abreisetag mit Frühstück und Mittagessen bleiben deshalb 0 Euro und nicht weniger. Zahlen Sie selbst etwas für die Mahlzeit, mindert das die Kürzung.
Die Pauschalen gelten nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Wird die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu. Bei Auslandsreisen gelten länderweise Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich in einem Schreiben veröffentlicht; maßgeblich ist der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Diese Beträge rechnet dieser Rechner nicht.
Arbeitgebererstattung, Werbungskosten und Steuererklärung
Viele Arbeitgeber zahlen Verpflegungsgeld. Bis zur Höhe der Pauschalen nach Kürzung ist diese Erstattung steuerfrei. Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, dürfen Sie nicht zusätzlich als Werbungskosten absetzen. In der Steuererklärung bleibt nur der Unterschied, wenn der Arbeitgeber weniger als die Pauschale gezahlt hat. Den steuerfreien Betrag finden Sie auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Teil Arbeitslohn. Er kann ihn bis zur Höhe der Pauschale mit 25 Prozent pauschal versteuern; dann bleibt er für Sie lohnsteuerfrei. Gestellte Mahlzeiten auf Dienstreisen mit einem Preis bis 60 Euro werden nicht als Arbeitslohn versteuert, wenn Ihnen für den Tag eine Pauschale zusteht; dafür wird die Pauschale gekürzt.
Belegen Sie Dauer und Anlass der Reisen, etwa mit Reisekostenabrechnung, Kalender oder Fahrtenbuch. Selbstständige setzen dieselben Pauschalen als Betriebsausgaben an. Wie Fahrtkosten und Übernachtung zusammen mit der Verpflegung abgerechnet werden, zeigt der Dienstreise-Rechner; Ihre übrigen Werbungskosten fasst der Werbungskosten-Rechner zusammen.
Rechenbeispiele Schritt für Schritt
Messe von Montag bis Freitag mit Hotelfrühstück
Ein Vertriebsmitarbeiter ist fünf Tage auf einer Messe. Montag und Freitag sind An- und Abreisetag, dazwischen liegen drei volle Tage. Das Hotel mit Frühstück bucht der Arbeitgeber, an einem Abend gibt es ein Firmenessen.
| 3 volle Tage × 28 € + 2 An- und Abreisetage × 14 € | 112,00 € |
|---|---|
| 4 Frühstücke × 5,60 € + 1 Abendessen × 11,20 € | 33,60 € |
| Verpflegungspauschale nach Kürzung | 78,40 € |
Ohne Erstattung des Arbeitgebers setzt er 78,40 € als Werbungskosten an.
Außendienst: zwölf Tagestouren über 8 Stunden
Eine Servicetechnikerin fährt im Quartal an 12 Tagen ohne Übernachtung zu Kunden und ist jeweils rund 10 Stunden unterwegs. Zweimal lädt der Arbeitgeber zu einem Mittagessen bei einer Schulung ein.
| 12 Tage × 14 € | 168,00 € |
|---|---|
| 2 Mittagessen × 11,20 € | 22,40 € |
| Absetzbar | 145,60 € |
Es bleiben 145,60 €. Tage mit genau 8 Stunden oder weniger zählen nicht.
Seminar mit Vollpension: Kürzung bis auf null
Ein zweitägiges Seminar mit Übernachtung. Der Arbeitgeber zahlt Frühstück, zwei Mittagessen und ein Abendessen.
| 2 Tage × 14 € | 28,00 € |
|---|---|
| Kürzungen ohne Tagesgrenze (5,60 € + 3 × 11,20 €) | 39,20 € |
| Kürzung, je Tag höchstens 14 € | 28,00 € |
| Davon gekappt | 11,20 € |
| Verpflegungspauschale nach Kürzung | 0,00 € |
Die Pauschale sinkt auf 0 €, aber nicht darunter. Einen Betrag zu Ihren Lasten gibt es nicht.
Arbeitgeber erstattet einen Teil
Eine viertägige Dienstreise mit zwei vollen Tagen und drei Hotelfrühstücken. Der Arbeitgeber zahlt 50 € Verpflegungsgeld steuerfrei.
| Pauschale vor Kürzung | 84,00 € |
|---|---|
| 3 Frühstücke × 5,60 € | 16,80 € |
| Pauschale nach Kürzung | 67,20 € |
| Abzüglich steuerfreie Erstattung | 50,00 € |
| Als Werbungskosten absetzbar | 17,20 € |
In der Steuererklärung bleiben 17,20 €. Die 50 € stehen als steuerfreie Verpflegungszuschüsse auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Sonderfälle und Grenzen
- Reise über Mitternacht ohne Übernachtung: Beginnt eine Tätigkeit an einem Tag und endet am nächsten, ohne dass Sie übernachten, gibt es 14 Euro für den Tag mit der überwiegenden Abwesenheit, wenn Sie insgesamt mehr als 8 Stunden unterwegs waren.
- Mehrere Reisen an einem Tag: Je Kalendertag gibt es höchstens eine Pauschale. Die Abwesenheitszeiten mehrerer kurzer Reisen am selben Tag werden zusammengerechnet.
- Verteilung der Mahlzeiten: Der Rechner kennt nur die Anzahl der Mahlzeiten, nicht den Tag. Er verteilt sie so, dass möglichst wenig an der Tagesgrenze gekappt wird. Fallen zum Beispiel Frühstück und Mittagessen auf denselben Abreisetag, ist die tatsächliche Kürzung kleiner.
- Keine erste Tätigkeitsstätte: Berufskraftfahrer, Monteure oder Pflegekräfte im Außendienst rechnen die Abwesenheit ab der Wohnung. Wer im Lkw des Arbeitgebers übernachtet, kann statt der tatsächlichen Kosten zusätzlich eine Pauschale von 9 Euro je Kalendertag ansetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG).
- Bewirtung durch Geschäftspartner: Lädt ein Kunde ein, ist das keine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit. Die Pauschale wird dann nicht gekürzt.
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Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
Im Inland 28 Euro für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für eintägige Reisen mit mehr als 8 Stunden. Die Beträge gelten seit 2020 unverändert.
Wie viel wird bei gestelltem Frühstück abgezogen?
Für ein gestelltes Frühstück werden 5,60 Euro abgezogen, für ein Mittag- oder Abendessen je 11,20 Euro. Das sind 20 und 40 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro.
Kann ich Verpflegungsmehraufwand absetzen, wenn der Arbeitgeber zahlt?
Nur den Teil, den der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet hat. Zahlt er die volle Pauschale, bleibt für die Steuererklärung nichts übrig. Zahlt er weniger, setzen Sie die Differenz als Werbungskosten an.
Gilt die Pauschale auch für Selbstständige?
Ja. Selbstständige und Gewerbetreibende setzen für betrieblich veranlasste Reisen dieselben Pauschalen von 14 und 28 Euro als Betriebsausgaben an. Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten entfällt, weil kein Arbeitgeber Mahlzeiten stellt; bewirtet ein Geschäftspartner, gelten eigene Regeln.
Bekomme ich die Pauschale auch bei einer doppelten Haushaltsführung?
Ja, aber nur für die ersten drei Monate am neuen Beschäftigungsort. Danach können Sie keinen Verpflegungsmehraufwand mehr ansetzen, Fahrten und Unterkunft dagegen weiterhin.
Wie viel Spesen gibt es für eine dreitägige Dienstreise?
Für An- und Abreisetag je 14 € und für den vollen Tag dazwischen 28 €, zusammen 56 €. Stellt der Arbeitgeber zwei Hotelfrühstücke, werden 11,20 € abgezogen, es bleiben 44,80 €.
Wie trage ich den Verpflegungsmehraufwand in die Steuererklärung ein?
Arbeitnehmer tragen die Pauschalen in der Anlage N bei den Reisekosten ein und ziehen steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers ab. Diese stehen auf der Lohnsteuerbescheinigung. Nur der Rest wirkt als Werbungskosten.
Wie viel Verpflegungspauschale gibt es bei 10 Stunden Abwesenheit?
Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung und mehr als 8 Stunden Abwesenheit gibt es 14 €. Für genau 8 Stunden oder weniger gibt es nichts, für 24 Stunden 28 €.
Ab wie vielen Stunden gibt es Verpflegungsmehraufwand?
Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung müssen Sie mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sein, dann gibt es 14 Euro. Bei Reisen mit Übernachtung gibt es für An- und Abreisetag je 14 Euro, unabhängig von der Stundenzahl.
Muss ich Belege für die Verpflegungspauschale vorlegen?
Nein, Belege über Essen sind nicht nötig, weil Pauschalen angesetzt werden. Sie sollten aber nachweisen können, wann und wohin Sie beruflich unterwegs waren, etwa durch Reisekostenabrechnungen, Terminkalender oder Fahrtenbuch.
Was gilt bei Reisen ins Ausland?
Für das Ausland gelten länderweise Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich in einem Schreiben bekannt gibt. Sie liegen je nach Land über oder unter den Inlandsbeträgen. Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten bemisst sich dann an der Tagespauschale des jeweiligen Landes.
Was ist die Dreimonatsfrist bei der Verpflegungspauschale?
Arbeiten Sie längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu. Für Fahrtkosten gilt diese Grenze nicht.
Zählt das Hotelfrühstück als gestellte Mahlzeit?
Ja, wenn der Arbeitgeber das Hotel bucht und bezahlt und das Frühstück im Preis enthalten ist oder auf der Rechnung steht. Dann wird die Pauschale um 5,60 Euro gekürzt. Zahlen Sie das Frühstück selbst und erhalten keine Erstattung dafür, wird nicht gekürzt.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 9 EStG – Werbungskosten (Abs. 4a: Verpflegungsmehraufwendungen) Bundesministerium der Justiz
- § 3 EStG – Steuerfreie Einnahmen (Nr. 13 und 16: Reisekostenvergütungen) Bundesministerium der Justiz
- § 8 EStG – Einnahmen (Abs. 2: Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten) Bundesministerium der Justiz
- § 40 EStG – Pauschalierung der Lohnsteuer Bundesministerium der Justiz
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