Stand: Gesetzeslage 2026. Vereinfachte Berechnung. Im Einzelfall sind Abweichungen möglich, zum Beispiel durch Freibeträge, Kirchensteuer, Sonderausgaben oder besondere Lebenslagen. Verbindlich beantworten das Finanzamt, ein Steuerberater oder die Rentenversicherung.
So rechnen Sie eine Dienstreise ab
Bei Dienstreisen dürfen Arbeitgeber ihren Beschäftigten Auslagen steuerfrei erstatten, und Beschäftigte können sie als Werbungskosten absetzen. Für das Essen gelten Pauschalen: 28 Euro für einen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen und 14 Euro bei eintägigen Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Auslandsreisen haben je nach Land andere Sätze.
Wurde eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder Veranstalter gestellt, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent des vollen Satzes von 28 Euro für das Frühstück, also 5,60 Euro, und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, also 11,20 Euro. Der Rechner nimmt diese Kürzung vor und zeigt, was von der Pauschale bleibt. Eine Kürzung unter null gibt es nicht.
Für Fahrten mit dem eigenen Auto gilt die Kilometerpauschale von 30 Cent je gefahrenem Kilometer, bei Dienstreisen für die Hin- und Rückfahrt. Ohne Beleg kann der Arbeitgeber für Übernachtungen im Inland 20 Euro pro Nacht steuerfrei erstatten. Mit Beleg gelten die tatsächlichen Kosten.
Hinweise und Nachweise
Bewahren Sie Belege auf und führen Sie einen Reisekostenbeleg mit Datum, Ziel, Zweck, Abfahrts- und Rückkehrzeit sowie Kilometerstand. Das Finanzamt verlangt diese Angaben bei Werbungskosten. Der Arbeitgeber darf nur Reisen steuerfrei erstatten, die beruflich veranlasst sind und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte liegen.
Bei längeren Einsätzen am selben Ort gilt nach drei Monaten die Verpflegungspauschale nicht mehr. Dann hat sich eine neue Tätigkeitsstätte ergeben, und die Fahrten werden wie Arbeitswege behandelt. Auch bei Einsätzen im Ausland und bei Mitnahme von Mitreisenden gelten eigene Regeln.
Die Sätze gelten für das Inland nach dem Einkommensteuergesetz. Sie können sich ändern, prüfen Sie den aktuellen Stand beim Finanzamt oder in den Lohnsteuerrichtlinien. Der Rechner ersetzt keine Reisekostenabrechnung des Arbeitgebers.
Arbeitnehmer können nicht erstattete Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Dann gelten dieselben Pauschalen. Bewahren Sie Tickets, Hotelrechnungen und Belege für Nebenkosten wie Parkgebühren auf. Nicht jede Reise mit privatem Anteil ist voll absetzbar, bei gemischten Reisen ist eine Aufteilung nötig.
Tipps und typische Fehler
Reisekosten korrekt abrechnen.
- Zeiten: Abreise und Rückkehr notieren.
- Mahlzeiten: Gestellte Essen angeben.
- Belege: Aufbewahren.
- Ausland: Eigene Sätze beachten.
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- Reisekosten berechnen
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Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?
28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, sonst 14 Euro bei mehr als 8 Stunden und am An- und Abreisetag.
Wie werden gestellte Mahlzeiten gekürzt?
Frühstück um 5,60 Euro, Mittag- und Abendessen um je 11,20 Euro.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
30 Cent je Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Pkw.
Ab wann gibt es Verpflegungspauschale?
Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.
Wie lange gilt die Pauschale am selben Ort?
Nur für die ersten drei Monate einer Tätigkeit am selben Einsatzort.
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