Was kostet eine unbesetzte Stelle?
Eine offene Stelle spart zwar Gehalt, kostet ein Unternehmen aber meist deutlich mehr. Aufträge bleiben liegen, Projekte verzögern sich, Kolleginnen und Kollegen leisten Überstunden oder es müssen teure Zeitarbeitskräfte einspringen. Diese Vakanzkosten sind in keiner Buchhaltung direkt sichtbar, lassen sich aber schätzen.
Der Rechner geht davon aus, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ein Vielfaches des eigenen Gehalts an Wertschöpfung erzeugt. Dieser Faktor liegt je nach Branche und Rolle häufig zwischen eins und drei. Die entgangene Wertschöpfung pro Arbeitstag ergibt sich aus Jahresgehalt mal Faktor geteilt durch die Arbeitstage.
Wahlweise zieht der Rechner die eingesparten Personalkosten ab, also Gehalt plus Arbeitgeber-Nebenkosten. Das ergibt eine Nettobetrachtung, die für Budgetentscheidungen oft passender ist. Zusätzlich können Sie Kosten für Überstunden, Zeitarbeit oder Freelancer eingeben, die während der Vakanz anfallen.
Vakanzen verkürzen
Der Wertschöpfungsfaktor ist die größte Unsicherheit der Rechnung. Für Vertriebsrollen lässt er sich aus dem Umsatz pro Person ableiten, für andere Stellen eher grob schätzen. Rechnen Sie deshalb mit zwei oder drei Faktoren, um eine Spanne zu erhalten. Selbst vorsichtige Annahmen zeigen meist, dass jede Woche Vakanz spürbar Geld kostet.
Die Zeit bis zur Besetzung hängt vor allem vom Arbeitsmarkt ab. Bei Fachkräften dauert sie oft mehrere Monate. Unternehmen können die Vakanz verkürzen, indem sie Stellen früh ausschreiben, sobald eine Kündigung bekannt ist, schnell auf Bewerbungen reagieren und Entscheidungswege kurz halten.
Die Vakanzkosten helfen bei der Frage, ob sich ein Personalberater, eine höhere Gehaltsspanne oder ein Signing-Bonus lohnt. Kostet die Vakanz 10.000 Euro im Monat, ist eine Provision, die die Besetzung um zwei Monate beschleunigt, schnell wieder hereingeholt. Die Recruiting-Kosten selbst zeigt der Recruiting-Kosten-Rechner.
Nicht in Euro messbar sind Folgen wie Überlastung im Team, sinkende Motivation oder Kündigungen weiterer Beschäftigter. Auch Kundenzufriedenheit und Qualität können leiden. Die Rechnung ist eine Schätzung zur Entscheidungshilfe. Die vollen Kosten einer besetzten Stelle zeigt der Arbeitgeberkosten-Rechner, die Kosten einer Arbeitsstunde der Rechner für Personalkosten pro Stunde.
Tipps und typische Fehler
Vakanzen begrenzen.
- Früh: Ausschreiben.
- Schnell: Rückmelden.
- Faktor: Spanne rechnen.
- Team: Entlasten.
Weitere Rechner: Beruf & Arbeitszeit
Häufige Fragen
Wie berechnet man Vakanzkosten?
Entgangene Wertschöpfung pro Tag mal Zahl der unbesetzten Arbeitstage plus Zusatzkosten.
Welcher Wertschöpfungsfaktor ist realistisch?
Häufig das Ein- bis Dreifache des Jahresgehalts, je nach Rolle.
Spart eine offene Stelle nicht Gehalt?
Ja, das kann der Rechner abziehen; die Wertschöpfung fehlt trotzdem.
Wie lange bleiben Stellen im Schnitt unbesetzt?
Bei Fachkräften oft mehrere Monate.
Wie verkürze ich Vakanzen?
Früh ausschreiben, schnell antworten, kurze Entscheidungswege.
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