Von der Sollzeit zur produktiven Stunde
Ein Vollzeitjob mit 40 Wochenstunden umfasst auf dem Papier rund 2.080 Stunden im Jahr. Tatsächlich gearbeitet wird deutlich weniger. Urlaub, Feiertage und Krankheit nehmen schnell 50 Arbeitstage oder mehr ein, dazu kommen Schulungen und andere Freistellungen. Und auch in der Anwesenheitszeit ist nicht jede Stunde produktiv: Material holen, Maschinen rüsten, Wege, Absprachen und Verwaltung gehören dazu.
Die Zahl der produktiven Stunden ist eine wichtige Grundlage für Kalkulation, Personal- und Kapazitätsplanung. Wer etwa einen Stundenverrechnungssatz bildet oder ausrechnet, wie viele Mitarbeitende für ein Auftragsvolumen gebraucht werden, muss mit den tatsächlich verfügbaren Stunden rechnen, nicht mit der Sollzeit. Sonst werden Preise zu niedrig angesetzt und Termine zu knapp geplant.
Der Rechner zieht von der Sollarbeitszeit nacheinander die Ausfalltage und den unproduktiven Anteil ab. Er zeigt die produktiven Stunden pro Jahr, Monat und Woche, die Produktivquote als Anteil an der Sollzeit und die einzelnen Zwischenschritte.
Werte realistisch ansetzen
Die Zahl der Feiertage hängt vom Bundesland und vom Kalenderjahr ab. Je nach Lage fallen zwischen etwa neun und zwölf gesetzliche Feiertage auf Wochentage von Montag bis Freitag. Die Zahl der Krankheitstage schwankt stark nach Branche, Alter und Jahr; der Durchschnitt Ihrer eigenen Belegschaft aus den Vorjahren ist meist die beste Schätzung.
Den unproduktiven Anteil ermitteln Sie am besten aus Zeiterfassungen, die zwischen auftragsbezogener und sonstiger Zeit unterscheiden. In der Serienfertigung kann er unter zehn Prozent liegen, bei Monteuren mit langen Anfahrten, im Handwerk mit vielen Kleinaufträgen oder in Beratungsberufen mit hohem Akquiseanteil bei 25 bis 40 Prozent. Kleine Änderungen haben großen Einfluss auf die Kalkulation.
Teilzeitkräfte rechnen Sie mit ihren Arbeitstagen und Stunden; der Urlaubsanspruch ist dann meist anteilig geringer. Überstunden, die nicht durch Freizeit ausgeglichen werden, erhöhen die produktiven Stunden, sollten aber nicht dauerhaft eingeplant werden. Für die Personalplanung lässt sich der Bedarf an Stunden durch die produktiven Stunden je Vollzeitkraft teilen.
Was eine produktive Stunde kostet, berechnet der Personalkosten-pro-Stunde-Rechner. Die Zahl der Arbeitstage in einem bestimmten Zeitraum ermittelt der Arbeitstage-Rechner, den Personalbedarf in Vollzeitstellen der Vollzeitäquivalent-Rechner. Die Ergebnisse sind Planungswerte.
Tipps und typische Fehler
Kapazität planen.
- Ausfälle: Aus Vorjahren.
- Verteilzeit: Messen.
- Kalkulation: Damit rechnen.
- Puffer: Einplanen.
Weitere Rechner: Beruf & Arbeitszeit
Häufige Fragen
Wie viele produktive Stunden hat ein Mitarbeiter im Jahr?
Bei Vollzeit meist rund 1.300 bis 1.500 Stunden, je nach Urlaub, Krankheit und Anteil unproduktiver Zeiten.
Was sind Verteilzeiten?
Zeiten, die nicht unmittelbar einem Auftrag dienen, etwa persönliche Bedürfnisse, Störungen, Wege und kurze Absprachen.
Warum rechnet man nicht mit 2.080 Stunden?
Weil davon Urlaub, Feiertage, Krankheit und unproduktive Zeiten abgehen, die bezahlt, aber nicht abgerechnet werden können.
Was ist die Nettojahresarbeitszeit?
Die Arbeitszeit eines Jahres nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankheit.
Wie hoch ist die Produktivquote im Handwerk?
Oft zwischen 60 und 75 Prozent der bezahlten Zeit, je nach Anfahrten und Auftragsgröße.
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