Stand: Gesetzeslage 2026. Gesetzliche Werte ändern sich. Prüfen Sie im Zweifel die aktuellen Angaben der zuständigen Stelle.
Was kostet ein Büroarbeitsplatz?
Neben dem Gehalt verursacht jeder Mitarbeitende im Büro Kosten für den Arbeitsplatz selbst: Miete und Nebenkosten für die Fläche, Computer und Software, Möbel sowie laufende Ausgaben für Reinigung, Strom und Verpflegung. Diese Kosten werden oft unterschätzt, weil sie auf verschiedene Konten verteilt sind. Der Rechner fasst sie zu einem Betrag pro Platz zusammen.
Die Raumkosten ergeben sich aus der Fläche pro Arbeitsplatz mal Miete und Nebenkosten pro Quadratmeter. Rechnen Sie dabei nicht nur den Schreibtisch, sondern auch anteilige Verkehrs- und Gemeinschaftsflächen ein. In vielen Büros kommen so 12 bis 20 Quadratmeter pro Platz zusammen. Die Ausstattung wird über ihre Nutzungsdauer auf die Jahre verteilt.
Das Ergebnis zeigt die Kosten pro Jahr, pro Monat und pro Arbeitstag sowie den Anteil der Raumkosten. Mit der Anzahl der Arbeitsplätze erhalten Sie die Gesamtkosten. Mieten, Nebenkosten und IT-Preise unterscheiden sich stark nach Ort und Ausstattung; die Standardwerte sind nur Beispiele, prüfen Sie den Stand für Ihren Standort.
Kosten senken und richtig vergleichen
Die Fläche ist meist der größte Hebel. Arbeiten Mitarbeitende regelmäßig im Homeoffice, können sich mehrere Personen einen Platz teilen. Bei Desk-Sharing sinkt die Fläche pro Kopf, dafür steigen oft die Kosten für Buchungssysteme, Schließfächer und zusätzliche Besprechungsräume. Rechnen Sie beide Varianten mit dem Werkzeug durch.
Bei gemieteten Flächen gehören auch einmalige Kosten wie Umbau, Makler und Umzug in eine vollständige Betrachtung. Verteilen Sie diese auf die Laufzeit des Mietvertrags und tragen Sie den Jahresanteil unter Sonstiges ein. Für die Ausstattung legt das Steuerrecht Nutzungsdauern fest; für die interne Kalkulation dürfen Sie realistische Werte annehmen.
Coworking-Flächen und Business-Center bieten Arbeitsplätze zu einem Monatspreis an, in dem Miete, Nebenkosten, Möbel und oft auch Internet enthalten sind. Vergleichen Sie diesen Preis mit dem monatlichen Ergebnis des Rechners ohne die IT-Posten, die Sie ohnehin selbst stellen. So sehen Sie, ab welcher Teamgröße ein eigenes Büro günstiger ist.
Die Personalkosten einschließlich Sozialabgaben ermittelt der Arbeitgeberkosten-Rechner, die Kosten pro Stunde der Personalkosten-pro-Stunde-Rechner. Was das Arbeiten von zu Hause für Beschäftigte bringt, zeigt der Homeoffice-Ersparnis-Rechner. Alle Werte sind Planungsgrößen und ersetzen keine Kostenrechnung Ihres Unternehmens.
Tipps und typische Fehler
Bürokosten im Griff.
- Fläche: Größter Hebel.
- Sharing: Plätze teilen.
- Abschreibung: Verteilen.
- Vergleich: Coworking prüfen.
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Häufige Fragen
Wie viel kostet ein Büroarbeitsplatz im Jahr?
Je nach Lage und Ausstattung oft zwischen etwa 5.000 und 15.000 Euro ohne Personalkosten.
Wie viele Quadratmeter braucht ein Arbeitsplatz?
Mit anteiligen Gemeinschaftsflächen meist etwa 12 bis 20 Quadratmeter.
Sind die Gehälter enthalten?
Nein, der Rechner erfasst nur die Kosten des Arbeitsplatzes.
Lohnt sich Desk-Sharing?
Oft ja, wenn viele Mitarbeitende regelmäßig im Homeoffice sind.
Ist Coworking günstiger als ein eigenes Büro?
Für kleine Teams häufig; ab einer gewissen Größe meist das eigene Büro.
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- Bürokosten pro Mitarbeiter
- Desk-Sharing Ersparnis
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