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Personalbedarf berechnen

Tragen Sie ein, wie viele Arbeitsstunden pro Woche anfallen, und die Arbeitszeitregeln Ihres Betriebs. Der Rechner zeigt die nötigen Vollzeitäquivalente und Köpfe.

Ihr Betrieb
Summe aller zu besetzenden Stunden, zum Beispiel Öffnungszeit × Besetzung.
Anteil der Sollarbeitszeit, der durch Krankheit ausfällt.
Anteil der Beschäftigten in Teilzeit.
Teilzeit in Prozent einer Vollzeitstelle.
Ergebnis

Wie viel Personal wird gebraucht?

Die Personalbedarfsplanung beantwortet die Frage, wie viele Beschäftigte nötig sind, um eine bestimmte Arbeitsmenge zu bewältigen. Ausgangspunkt ist der Stundenbedarf: im Einzelhandel etwa Öffnungszeiten mal Mindestbesetzung, in der Pflege die Dienste je Schicht, in der Produktion die Maschinenlaufzeit mal Bedienpersonal. Der Rechner rechnet diesen Bedarf auf das Jahr hoch.

Dem steht die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft gegenüber. Eine Stelle mit 40 Wochenstunden umfasst rechnerisch 2.080 Stunden im Jahr. Davon gehen Urlaub, Feiertage und Krankheitstage ab. Bei 30 Urlaubstagen, 10 Feiertagen und 5 Prozent Krankheit bleiben nur 1.672 Stunden, also rund 80 Prozent. Genau dieser Unterschied wird bei überschlägigen Planungen oft übersehen.

Teilt man den Jahresbedarf durch die Netto-Jahresarbeitszeit, erhält man die benötigten Vollzeitäquivalente (VZÄ). Weil in vielen Betrieben ein Teil der Belegschaft in Teilzeit arbeitet, rechnet der Rechner zusätzlich die Zahl der Köpfe aus: Je höher die Teilzeitquote und je geringer der Teilzeitumfang, desto mehr Personen werden für dieselbe Zahl an Vollzeitstellen benötigt.

VZA¨=Stunden pro Woche×Betriebswochen(52×Arbeitstage−Urlaub−Feiertage)⋅Wochenstunden⋅(1−Krankheitsquote)Arbeitstage; Ko¨pfe=VZA¨1−Teilzeitquote+Teilzeitquote×Teilzeitumfang\text{VZÄ} = \frac{\text{Stunden pro Woche} \times \text{Betriebswochen}}{\frac{\left(52 \times \text{Arbeitstage} - \text{Urlaub} - \text{Feiertage}\right) \cdot \text{Wochenstunden} \cdot \left(1 - \text{Krankheitsquote}\right)}{\text{Arbeitstage}}};\ \text{Köpfe} = \frac{\text{VZÄ}}{1 - \text{Teilzeitquote} + \text{Teilzeitquote} \times \text{Teilzeitumfang}}

Beispiel: Ein Betrieb benötigt 400 Arbeitsstunden pro Woche an 52 Wochen, also 20.800 Stunden im Jahr. Eine Vollzeitkraft arbeitet 40 Stunden an 5 Tagen, hat 30 Urlaubstage und 10 Feiertage: 260 − 40 = 220 Sollarbeitstage zu 8 Stunden ergeben 1.760 Stunden, nach 5 Prozent Krankheit 1.672 Stunden. Benötigt werden 20.800 ÷ 1.672 = 12,44 Vollzeitkräfte. Bei 30 Prozent Teilzeitkräften mit halber Stelle sind das 12,44 ÷ 0,85 = 14,64, also 15 Köpfe.

Planung in der Praxis

Die Krankheitsquote unterscheidet sich stark nach Branche und Altersstruktur. In Deutschland lag der Krankenstand in den letzten Jahren je nach Statistik bei etwa 5 bis 7 Prozent der Sollarbeitszeit, in körperlich belastenden Berufen höher. Nutzen Sie, wenn möglich, die Werte Ihres eigenen Betriebs aus den Vorjahren; der Krankenstand-Rechner hilft bei der Ermittlung.

Neben Urlaub, Feiertagen und Krankheit gibt es weitere Ausfallzeiten: Fortbildungen, Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, Betriebsversammlungen, Mutterschutz und Elternzeit. Viele Betriebe planen deshalb einen zusätzlichen Puffer von einigen Prozent ein. Tragen Sie solche Zeiten näherungsweise in die Krankheitsquote ein, wenn Sie sie berücksichtigen möchten.

Der Rechner betrachtet nur die Stundensumme. Bei Schichtbetrieb, langen Öffnungszeiten oder Mindestbesetzungen kann der tatsächliche Bedarf höher sein, weil Dienste nicht beliebig teilbar sind und jede Schicht unabhängig von der Auslastung besetzt werden muss. Für die Feinplanung erstellt man deshalb zusätzlich einen Dienstplan. Die Zahl der Feiertage hängt vom Bundesland ab; der Arbeitstage-Rechner zeigt sie für Ihr Bundesland.

Die Umrechnung von Köpfen in Vollzeitstellen und umgekehrt ist auch für Förderanträge, Schwellenwerte im Arbeitsrecht und Kennzahlen wie den Umsatz pro Mitarbeiter wichtig. Für die Umrechnung eines bestehenden Personalbestands in Vollzeitäquivalente gibt es den Vollzeitäquivalent-Rechner. Beachten Sie, dass gesetzliche Schwellenwerte Teilzeitkräfte teils anteilig, teils nach Köpfen zählen.

Tipps und typische Fehler

Personal planen.

  • Bedarf: Genau erfassen.
  • Ausfälle: Realistisch.
  • Schichten: Mindestbesetzung.
  • Teilzeit: Köpfe zählen.

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Häufige Fragen

Wie berechnet man den Personalbedarf?

Jahresbedarf an Arbeitsstunden geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft.

Wie viele Stunden arbeitet eine Vollzeitkraft netto im Jahr?

Bei 40 Wochenstunden, 30 Urlaubstagen, 10 Feiertagen und 5 Prozent Krankheit etwa 1.672 Stunden.

Was ist der Unterschied zwischen VZÄ und Köpfen?

VZÄ zählt Vollzeitstellen, Köpfe die tatsächlichen Personen einschließlich Teilzeitkräften.

Wie viele Stunden hat eine Vollzeitstelle brutto im Jahr?

Bei 40 Wochenstunden rechnerisch 2.080 Stunden, vor Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankheit.

Sollte ich einen Puffer einplanen?

Ja, für Fortbildung, Einarbeitung und Fluktuation planen viele Betriebe einige Prozent zusätzlich ein.

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